{"id":115,"date":"2021-04-01T17:09:26","date_gmt":"2021-04-01T15:09:26","guid":{"rendered":"https:\/\/www.annonces-legales.org\/blog\/?p=115"},"modified":"2021-07-10T17:34:50","modified_gmt":"2021-07-10T15:34:50","slug":"quelles-sont-les-regles-sur-la-conservation-des-documents-des-entreprises","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.annonces-legales.org\/blog\/quelles-sont-les-regles-sur-la-conservation-des-documents-des-entreprises\/","title":{"rendered":"Quelles sont les r\u00e8gles sur la dur\u00e9e de conservation des documents des entreprises\u00a0?"},"content":{"rendered":"<p>En France, le d\u00e9lai d\u2019archivage des dossiers des soci\u00e9t\u00e9s ob\u00e9it \u00e0 une r\u00e9glementation assez stricte. Cela concerne un bon nombre de documents, car il est essentiel de garder une trace \u00e9crite au cas o\u00f9 il y aurait \u00e9ventuellement un conflit avec un fournisseur, un client et m\u00eame avec le fisc. Les r\u00e8gles d\u2019archivage des documents sont d\u00e9finies ou bien par la loi, ou alors par les d\u00e9lais de p\u00e9remption avant lesquels des contr\u00f4les pourront \u00eatre effectu\u00e9s.<\/p>\n<p>Une soci\u00e9t\u00e9 est tenue donc d\u2019archiver durant une p\u00e9riode minimale tout document envoy\u00e9 ou r\u00e9ceptionn\u00e9 dans l\u2019exercice de son activit\u00e9. Ce d\u00e9lai pourrait changer en fonction de la nature des documents et des obligations l\u00e9gales. La soci\u00e9t\u00e9 pourra \u00e9galement conserver les dossiers plus longtemps, \u00e0 condition qu\u2019ils ne renferment pas des donn\u00e9es personnelles. Tout au long de ce d\u00e9lai, l\u2019administration pourra proc\u00e9der \u00e0 des contr\u00f4les.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<div id=\"ez-toc-container\" class=\"ez-toc-v2_0_82_2 counter-hierarchy ez-toc-counter ez-toc-grey ez-toc-container-direction\">\n<p class=\"ez-toc-title\" style=\"cursor:inherit\">Sommaire<\/p>\n<label for=\"ez-toc-cssicon-toggle-item-69f8bb4e026ac\" class=\"ez-toc-cssicon-toggle-label\"><span class=\"\"><span class=\"eztoc-hide\" style=\"display:none;\">Toggle<\/span><span class=\"ez-toc-icon-toggle-span\"><svg style=\"fill: #999;color:#999\" xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\" class=\"list-377408\" width=\"20px\" height=\"20px\" viewBox=\"0 0 24 24\" fill=\"none\"><path d=\"M6 6H4v2h2V6zm14 0H8v2h12V6zM4 11h2v2H4v-2zm16 0H8v2h12v-2zM4 16h2v2H4v-2zm16 0H8v2h12v-2z\" fill=\"currentColor\"><\/path><\/svg><svg style=\"fill: #999;color:#999\" class=\"arrow-unsorted-368013\" xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\" width=\"10px\" height=\"10px\" viewBox=\"0 0 24 24\" version=\"1.2\" baseProfile=\"tiny\"><path d=\"M18.2 9.3l-6.2-6.3-6.2 6.3c-.2.2-.3.4-.3.7s.1.5.3.7c.2.2.4.3.7.3h11c.3 0 .5-.1.7-.3.2-.2.3-.5.3-.7s-.1-.5-.3-.7zM5.8 14.7l6.2 6.3 6.2-6.3c.2-.2.3-.5.3-.7s-.1-.5-.3-.7c-.2-.2-.4-.3-.7-.3h-11c-.3 0-.5.1-.7.3-.2.2-.3.5-.3.7s.1.5.3.7z\"\/><\/svg><\/span><\/span><\/label><input type=\"checkbox\"  id=\"ez-toc-cssicon-toggle-item-69f8bb4e026ac\"  aria-label=\"Toggle\" \/><nav><ul class='ez-toc-list ez-toc-list-level-1 ' ><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-1\" href=\"https:\/\/www.annonces-legales.org\/blog\/quelles-sont-les-regles-sur-la-conservation-des-documents-des-entreprises\/#Les_documents_commerciaux\" >Les documents commerciaux<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-2\" href=\"https:\/\/www.annonces-legales.org\/blog\/quelles-sont-les-regles-sur-la-conservation-des-documents-des-entreprises\/#Les_documents_comptables\" >Les documents comptables<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-3\" href=\"https:\/\/www.annonces-legales.org\/blog\/quelles-sont-les-regles-sur-la-conservation-des-documents-des-entreprises\/#Les_documents_fiscaux\" >Les documents fiscaux<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-4\" href=\"https:\/\/www.annonces-legales.org\/blog\/quelles-sont-les-regles-sur-la-conservation-des-documents-des-entreprises\/#Les_documents_des_Ressources_Humaines\" >Les documents des Ressources Humaines<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-5\" href=\"https:\/\/www.annonces-legales.org\/blog\/quelles-sont-les-regles-sur-la-conservation-des-documents-des-entreprises\/#Que_peut-il_arriver_si_on_ne_respecte_pas_ces_delais\" >Que peut-il arriver si on ne respecte pas ces d\u00e9lais\u00a0?<\/a><\/li><\/ul><\/nav><\/div>\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Les_documents_commerciaux\"><\/span>Les documents commerciaux<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n<p>Le document commercial qui tient en g\u00e9n\u00e9ral une place centrale dans l\u2019activit\u00e9 des soci\u00e9t\u00e9s peut rev\u00eatir divers aspects. Il y a par exemple les accords avec les clients ou commer\u00e7ants. Le professionnel est dans l\u2019obligation de garder ce document pour au moins cinq ans, qu\u2019il soit sign\u00e9 ou non avec un fournisseur. C\u2019est la m\u00eame contrainte pour tous les courriers entre la soci\u00e9t\u00e9 et les clients ou commer\u00e7ants, sauf s\u2019il y a d\u00e9rogation sp\u00e9ciale abr\u00e9geant la dur\u00e9e de conservation des documents commerciaux. \u00c0 l\u2019\u00e8re de l\u2019internet, le contrat num\u00e9rique ob\u00e9it lui aussi \u00e0 une r\u00e9glementation. Un professionnel pourra avoir par cons\u00e9quent la possibilit\u00e9 d\u2019avoir acc\u00e8s au document durant dix ans (moyennant un montant \u00e9gal ou sup\u00e9rieur \u00e0 120 euros) au cas o\u00f9 le cocontractant l\u2019aurait demand\u00e9.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Les_documents_comptables\"><\/span>Les documents comptables<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n<p>\u00c0 partir de l\u2019arr\u00eat des activit\u00e9s d\u2019une entreprise, le d\u00e9lai d\u2019archivage r\u00e9glementaire des documents comptables est fix\u00e9 \u00e0 10 ans. Cela s\u2019applique, entre autres aux bons de commande, aux factures envoy\u00e9es ou r\u00e9ceptionn\u00e9s ou au livre comptable. Il faudrait donc veiller \u00e0 se conformer scrupuleusement aux d\u00e9lais d\u2019archivage des documents comptables.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Les_documents_fiscaux\"><\/span>Les documents fiscaux<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n<p>Sur le plan fiscal, la <strong>dur\u00e9e de conservation des documents de l&rsquo;entreprise<\/strong> est fix\u00e9e \u00e0 compter de l\u2019ann\u00e9e d\u2019imposition. Les dossiers qui se rapportent aux imp\u00f4ts sur le revenu et sur les entreprises doivent \u00eatre gard\u00e9s durant 3 ans, de la m\u00eame mani\u00e8re que la TVA, la CFE et la CVAE. En ce qui concerne les imp\u00f4ts locaux, le d\u00e9lai est fix\u00e9 \u00e0 un an uniquement.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Les_documents_des_Ressources_Humaines\"><\/span>Les documents des Ressources Humaines<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignleft size-medium wp-image-122\" src=\"https:\/\/www.annonces-legales.org\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/04\/conservation-documents-2-300x234.jpg\" alt=\"\" width=\"300\" height=\"234\" srcset=\"https:\/\/www.annonces-legales.org\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/04\/conservation-documents-2-300x234.jpg 300w, https:\/\/www.annonces-legales.org\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/04\/conservation-documents-2-1024x800.jpg 1024w, https:\/\/www.annonces-legales.org\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/04\/conservation-documents-2-768x600.jpg 768w, https:\/\/www.annonces-legales.org\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/04\/conservation-documents-2-1200x938.jpg 1200w, https:\/\/www.annonces-legales.org\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/04\/conservation-documents-2.jpg 1280w\" sizes=\"auto, (max-width: 300px) 100vw, 300px\" \/>Les documents qui concernent la gestion du personnel doivent \u00eatre conserv\u00e9s avec beaucoup de soin. Le d\u00e9lai de conservation varie selon la nature des documents. \u00c0 titre d\u2019exemple, les pi\u00e8ces relatives aux charges sociales et aux taxes sur les \u00e9moluments doivent \u00eatre gard\u00e9es durant trois ans, alors que les fiches de paie doivent l\u2019\u00eatre pendant cinq ans.Quant aux documents relatifs aux accidents de travail, ils doivent \u00eatre conserv\u00e9s durant une p\u00e9riode de dix ans qui correspondent \u00e0 la p\u00e9remption de l\u2019action en responsabilit\u00e9 de la victime. Pour les contrats de travail, par exemple ou la lettre de cong\u00e9diement, ils doivent \u00eatre gard\u00e9s en permanence pour faire face \u00e0 toute \u00e9ventualit\u00e9 devant les prud\u2019hommes.<\/p>\n<p>Les dur\u00e9es d\u2019archivage des dossiers juridiques changent aussi. Il est conseill\u00e9 de garder a minima 3 ans les fiches de pr\u00e9sence et autres convocations, ainsi que les comptes rendus des commissaires aux comptes et du g\u00e9rant. Vous devez aussi conserver pour 5 ans les PV d\u2019assembl\u00e9es (\u00e0 compter du dernier \u00e9mis) et les statuts de l\u2019entreprise \u00e0 compter de sa cessation d\u2019activit\u00e9s.<\/p>\n<p>Les relev\u00e9s annuels de l\u2019entreprise\u00a0: bilans, r\u00e9sultat financier et annexes, doivent \u00eatre sauvegard\u00e9s sur dix exercices, autrement dit sur dix ans. Le contrat du bail commercial doit l\u2019\u00eatre pendant 10 ans. Toujours en rapport avec les biens immobiliers, les contrats d\u2019acquisition ou de cession d\u2019un immeuble ou d\u2019un terrain doivent \u00eatre montr\u00e9s d\u00e8s que le besoin s\u2019en ressent durant 30 ans.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Que_peut-il_arriver_si_on_ne_respecte_pas_ces_delais\"><\/span>Que peut-il arriver si on ne respecte pas ces d\u00e9lais\u00a0?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n<p>Il va de soi que le non-respect de ces dur\u00e9es de conservation pr\u00e9vues par la loi peut entra\u00eener des sanctions financi\u00e8res, fiscales et m\u00eame p\u00e9nales.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>En France, le d\u00e9lai d\u2019archivage des dossiers des soci\u00e9t\u00e9s ob\u00e9it \u00e0 une r\u00e9glementation assez stricte. 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