Le cachet d’entreprise, un tampon toujours indispensable de nos jours ?
Le cachet d’entreprise, sert à marquer l’ensemble des documents de votre identité grâce à votre cachet de société, par exemple sur une lettre. Ce tampon permet d’authentifier l’ensemble des papiers administratifs avec le cachet de votre entreprise (factures par exemple). Ainsi, vous avez peut-être déjà dû fournir un papier incluant la signature et le cachet de votre employeur.
Par ailleurs, on parle de cachet commercial par définition lorsque l’entreprise concernée pratique une activité commerciale.
Il est vivement conseillé d’en faire l’acquisition, sous la forme que vous souhaitez : il existe en effet plusieurs types de tampons d’entreprise différents et il s’agit de trouver celui qui vous conviendra le mieux.
Est-il obligatoire d’avoir un cachet d’entreprise ?
Le cachet d’entreprise n’est pas légalement obligatoire, néanmoins il reste un objet capital pour professionnaliser votre activité, et surtout authentifier vos documents (devis, factures et autres) afin d’éviter certains aléas en y apposant votre cachet. Il est donc vivement recommandé de s’en procurer un.
Vous avez également la possibilité d’écrire les informations situées sur le tampon à la main, mais l’avantage du tampon est d’apposer l’ensemble de ces informations et mentions légales obligatoires d’une façon rapide et efficace. Vous gagnez donc un temps précieux sur le côté administratif souvent chronophage de la gestion d’une société, qui implique un grand nombre de papiers à gérer au quotidien. Et gagner du temps, en général, permet de gagner de l’argent et vous donne la possibilité de vous concentrer sur vos services et produits plutôt que sur l’administratif.
Généralement, le tampon d’entreprise est utilisé dans les petites ou moyennes entreprises qui n’ont pas toujours les moyens d’avoir des documents personnalisés pour leur société. Le tampon peut aussi avoir une utilité dans les grandes entreprises.
Une façon simple de crédibiliser son image
En obtenant votre cachet de société personnalisé, vous donnerez de la crédibilité à votre entreprise dans les échanges avec vos collaborateurs, fournisseurs, clients, etc. Votre notoriété en sera grandement améliorée. Qui plus est, un tampon d’entreprise est facile à utiliser, et permet en quelque minutes d’identifier un document et de le personnaliser en y ajoutant votre signature.
Si vous exercez une activité nécessitant un grand nombre d’expéditions de colis, alors l’utilisation d’un cachet commercial est vivement conseillée, pour montrer votre professionnalisme et améliorer le lien de confiance avec vos clients.
Le cachet d’entreprise a-t-il une valeur juridique ?
La loi française ne mentionne nulle part le tampon d’entreprise. Celui-ci n’a pas une valeur légale. Seul une signature permet de donner une valeur juridique à un document. En effet, n’importe qui peut créer un tampon et y inscrire les nom et adresses qu’il souhaite.
Le cachet permet néanmoins, comme nous l’avons mentionner précedemment de crédibiliser l’entreprise. Il peut également vous servir à authentifier l’origine d’un document que vous auriez émis que ce soit pour un usage interne ou externe. Il est parfois plus difficile d’imiter un tampon plutôt qu’une signature. Cela ne servira que pour vos collaborateurs, par exemple, pour vérifier l’authenticité d’un reçu, d’un avoir ou d’un bon.
Le tampon d’entreprise et ses différentes versions
Les tampons d’entreprises ont beaucoup évolué dans le temps et se déclinent aujourd’hui sous de nombreux modèles. Le tampon encreur est le plus commun d’entre eux, possédant plusieurs mentions comme « validé » ou « payé », il est idéal pour les besoins communs de traitement de documents et l’apposition des mentions légales obligatoires dont nous allons parler ensuite.
Vous pouvez donc commander un tampon personnalisé avec l’ensemble des informations nécessaires apposées – ces derniers sont souvent conçus pour être agréable d’utilisation et de prise en main et certains modèles sont adaptés à une utilisation intensive, avec des matériaux métalliques et plus résistants. D’autres vous permettent d’apposer l’heure et le jour de tamponnage en tournant des petites roues: c’est le tampon dateur. Ce n’est pas très pratique, mais vous n’aurez à le faire qu’une fois par jour.
Que mettre sur un tampon de société ? Quelles sont les mentions obligatoires devant s’y trouver ?
Dans le cadre d’un usage externe, voici les mentions qui doivent obligatoirement se trouver sur votre tampon d’entreprise :
- le nom de l’entreprise
- la raison sociale
- l’adresse du siège social
- les coordonnées (téléphone, adresse, mail, site internet, etc)
- le montant du capital social
- le RCS
- le SIRET ou SIREN
- le statut juridique (SAS par exemple)
- le capital social
- la date d’expédition de votre commande et le numéro du dossier
- le numéro de TVA intracommunautaire
- le numéro de dossier
Pour un tampon à usage interne, doivent apparaître :
- la forme juridique
- l’adresse du siège
- la dénomination sociale
- la TVA
- le numéro d’immatriculation
Les mentions légales pouvant être omise
Dans certaines situations, vous pouvez renseigner seulement le nom, le téléphone, l’adresse et le SIRET en tant que mentions légales, par exemple lorsque ce cachet sert à envoyer des courriers. Vous pouvez aussi utiliser un tampon d’entreprise si vous êtes un autoentrepreneur, avec votre siret, votre nom, adresse et numéro de téléphone. Si vous êtes en profession libérale, vous pouvez utiliser un tampon de poche et y joindre votre signature. Une solution idéale pour les itinérants.
Ou se procurer son tampon d’entreprise ?
Il existe de nombreuses sociétés spécialisées qui proposent la vente de tampons professionels pour société ou pour les libéraux. Notamment sur internet, vous pouvez commander votre cachet de société personnalisé, le tout en fournissant au préalable les informations nécessaires. En général, un tampon de 5 lignes suffira à vos besoins, et il est plutôt recommandé d’opter pour un tampon encreur automatique pour un confort d’utilisation optimal.
Combien coûte un tampon d’entreprise ?
Les prix varient selon la taille, la forme, le type de tampon et la personnalisation. Tout est personnalisable et vous pouvez même mettre une copie de votre signature sur le tampon !
Les tampons ronds ou non rectangulaire sont aussi un peu plus cher.
Un tampon en bois classique rectangulaire ou carré peut se trouver au alentour de 12 euros HT. Il faudra néanmoins des plaques de tampons encreurs standards sur lesquels il faudra encrer votre tampon avant de tamponner le document. Pas forcément très pratique et pas toujours très propre…
L’idéal est donc de se fournir en tampon encreur qui va va appliquer automatiquement de l’encre sur la surface entre chaque utilisation. Ces tampons professionels coûtent un peu plus cher (à partir de 20 euros HT) mais sont bien plus agréables à l’utilisation. Il nécessitent néanmoins l’utilisation de recharges d’encre appelées cassettes de réancrage. Ces cassettes sont disponibles pour quelques euros et sont faciles à changer.
Au niveau de la couleur d’encre, différentes couleurs sont souvent proposées. Mais mieux vaut opter pour une encre noire ou une couleur foncée. Les couleurs claires ne sont pas toujours très bien visibles sur les documents.
Concernant les délais de fabrication, ils sont généralement très court, vous pouvez commander votre tampon personnalisé et vous le faire fabriquer et livrer en moins d’une semaine dans la plupart des boutiques.