Comment se conformer aux normes RGPD ?

Les entreprises traitant des données personnelles sont confrontées à un défi de taille : se conformer aux normes strictes du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Ce règlement, entré en vigueur en mai 2018, a transformé la manière dont les organisations doivent gérer et protéger les informations personnelles en Europe. Face à des sanctions potentiellement sévères, comprendre et appliquer correctement ces exigences est devenu une priorité incontournable pour toute entité manipulant des données sensibles.

Sommaire

Les principes de base et les obligations de la conformité RGPD

Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) est basé sur plusieurs principes fondamentaux qui guident les entreprises dans leur traitement des données personnelles. Cela comprend la transparence, la finalité, la minimisation, l’exactitude, la conservation, la sécurité et la responsabilité.L’un des principes les plus importants est le principe de transparence. Cela signifie que vous devez expliquer clairement aux personnes concernées comment vous collectez, utilisez et partagez leurs données personnelles. Vous devez fournir des informations accessibles et compréhensibles par le biais de politiques de confidentialité détaillées qui garantissent une transparence totale sur votre utilisation des données.

Un autre principe clé est le principe de minimisation des données. Cela signifie que vous ne devez collecter et traiter que les données qui sont strictement nécessaires à l’objectif déclaré. Ainsi, vous devez évaluer vos besoins en matière de collecte de données avant d’entamer ce processus afin d’éviter d’accumuler inutilement des informations personnelles.Vous devez également garantir l’exactitude des données collectées : cela signifie que vous devez maintenir les données à jour en tout temps et veiller à ce qu’elles soient exactes. Parallèlement, le principe de finalité des traitements impose l’obligation de définir précisément les motifs pour lesquels vous collectez ces informations – en évitant toute finalité incompatible – ainsi que d’informer les personnes concernées sur celles-ci ainsi que sur leurs durées de conservation.

Des obligations spécifiques sont également imposées aux responsables du traitement et aux sous-traitants. Chaque partie doit s’assurer que des mesures appropriées sont prises pour protéger les données personnelles. Il doit notamment exister entre elles un contrat clair précisant qui fait quoi en matière de traitement et de protection des données.En cas de violation de données, vous êtes tenu de notifier l’autorité de protection des données compétente dans les 72 heures.De plus, la réglementation applicable aux cookies exige d’obtenir un consentement explicite pour ceux qui ne sont pas essentiels.

Enfin, au cœur du RGPD se trouve le principe de responsabilité : vous devez être en mesure à tout moment de prouver votre conformité aux exigences auxquelles vous êtes soumis par le règlement.Vous devrez donc tenir un registre détaillé de vos activités liées au traitement des données, réaliser une analyse d’impact sur la protection des données lorsque ceci est nécessaire – surtout pour certaines catégories particulières de données – et nommer un délégué à la protection des données (DPO) dans certains cas.Le DPO a un rôle important puisqu’il est votre interlocuteur privilégié concernant toutes questions liées à la protection des données personnelles ; il doit donc être impliqué dès les premières étapes en cas d’élaboration d’un projet mettant en œuvre ce type d’informations.

Par ailleurs, lorsque votre entreprise souhaite obtenir le consentement d’une personne concernant ses informations personnelles, celle-ci doit y consentir clairement et spécifiquement ; vous devez documenter cet accord et respecter certaines conditions concernant sa validité : il doit être libre ; éclairé (la personne concernée sait pourquoi elle accepte) ; spécifique et univoque (une case cochée pour accepter tous les cookies par exemple ne peut pas être acceptée).La conformité au RGPD s’applique à toutes les entreprises opérant au sein de l’Union Européenne ainsi qu’à celles qui ciblent directement ou indirectement ses résidents.Son non-respect peut entraîner une amende pouvant atteindre jusqu’à 4% du chiffre d’affaire annuel mondial.

Évaluer et gérer les traitements de données

Pour respecter le RGPD, l’évaluation et la gestion des traitements de données est une étape incontournable. En premier lieu, l’entreprise doit identifier et cartographier tous les traitements de données personnelles qu’elle réalise. Recommandée par la CNIL, cette cartographie permet de visualiser les flux de données au sein de l’organisation et d’améliorer la compréhension et l’accessibilité des données personnelles, qui s’entendent comme toute information permettant d’identifier une personne physique.

Après avoir réalisé cette cartographie, il convient d’effectuer des analyses d’impact sur la protection des données (AIPD) pour tous les traitements qui peuvent présenter des risques élevés pour les droits et libertés des personnes concernées. L’AIPD permet alors de déterminer les mesures techniques et organisationnelles adaptées pour réduire à un niveau acceptable le risque identifié. L’AIPD est une évaluation systématique et approfondie du traitement, réalisée en tenant compte de la nature, de l’étendue, du contexte et des finalités du traitement. Par ailleurs, la tenue d’un registre des traitements de données est obligatoire, ce qui implique une sensibilisation accrue à ce sujet des différents services internes.

Mais évaluer ne suffit pas : il faut aussi gérer les traitements de données ! Les entreprises doivent mettre en place un processus pour le réévaluer régulièrement afin que le traitement reste conforme au droit en vigueur et que les mesures de sécurité demeurent appropriées face aux nouvelles menaces. Cela passe par la mise à jour régulière des politiques de traitement des données ainsi que la revérification des accords conclus avec les sous-traitants afin qu’ils garantissent toujours une protection adéquate et continue des données personnelles traitées. Parmi les différentes étapes nécessaires pour atteindre la conformité on retrouve notamment : le DPO ; le consentement ; ou encore la politique vie privée.

Mesures de sécurité et protection des données personnelles

Garantir la sécurité des données à caractère personnel constitue l’un des principaux objectifs du RGPD. À ce titre, l’entreprise se doit de prendre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir un niveau de sécurité suffisant permettant d’éviter toute violation de données personnelles (chiffrement, pseudonymisation, mesures de sécurité propres aux données sensibles…)

Un autre élément clé est la gestion des accès. L’entreprise doit s’assurer que seules les personnes habilitées à accéder aux données à caractère personnel peuvent y avoir accès. Il s’agit ici de mettre en place une politique de contrôle strict des accès, l’utilisation de mots de passe robustes ou encore le déploiement d’un système d’authentification à plusieurs facteurs. Une surveillance régulière des accès et des activités sur les systèmes est également nécessaire pour détecter et répondre rapidement à toute tentative de violation. Par ailleurs, il convient également d’assurer la traçabilité des consultations et une conservation des données adaptée.

Le RGPD impose par ailleurs de prévoir des procédures en cas de violation de données personnelles. L’entreprise doit être en mesure d’informer dans les meilleurs délais l’autorité de protection des données compétente (la CNIL en France) et, dans certains cas, les personnes concernées. Pour ce faire, elle doit disposer d’un plan d’action clairement défini qui permettra d’identifier rapidement un incident, mesurer son impact et définir les mesures correctrices à apporter. La documentation rigoureuse, pour chaque incident identifié ainsi que pour les actions entreprises afin d’y remédier, est par ailleurs indispensable pour démontrer la conformité.

Voici quelques exemples non-exhaustifs des mesures à respecter afin de garantir la sécurité et la protection des données personnelles :

Utiliser des technologies de chiffrement et/ou pseudonymisation;
Avoir mis en place une politique stricte de contrôle d’accès
Utiliser des mots de passe robustes;
Procéder régulièrement à une mise à jour du logiciel antivirus;
Avoir mis en place un système d’authentification à plusieurs facteurs;
Dresser une liste complète des utilisateurs ayant accès aux fichiers contenant des données personnelles;
Avoir mis en place une procédure permettant aux utilisateurs habilités d’identifier les personnes ayant consulté leurs fichiers;
Avoir mis en place une procédure permettant d’éviter tout accès non autorisé aux fichiers contenant des données personnelles;
Assurer la traçabilité/ journalisation (logging) : garder une trace/ journalisation complète et détaillée…enregistrant toutes les opérations effectuées sur un fichier contenant des données personnelles;
Mener régulièrement une évaluation rigoureuse du risque lié au traitement;
Avoir mis en place une procédure permettant aux utilisateurs habilités…d’identifier les cas où un fichier contenant des données personnelles susceptible…d’être consulté par erreur;
Mener régulièrement une évaluation rigoureuse du risque lié au traitement;
Avoir mis en place un audit annuel complet ou régulier….d’une manière organisée….des utilisateurs ayant accès à un fichier contenant…

Un processus permanent de conformité et de sensibilisation

Être conforme au RGPD n’est pas un objectif à atteindre mais un processus dans lequel s’engager en permanence. Les entreprises doivent s’assurer que la culture de protection des données est mise en œuvre et entretenue à tous les niveaux et par tous les acteurs de l’organisation. Cela commence bien sûr par une formation régulière, adaptée aux publics concernés pour sensibiliser les employés aux enjeux de la protection des données et aux bonnes pratiques à mettre en œuvre pour préserver leur sécurité.

Il faut également suivre l’évolution des réglementations et des bonnes pratiques du secteur pour garder des mesures de conformité pertinentes. Il est donc important d’être à l’écoute des recommandations formulées par les autorités de protection des données afin d’adapter ses politiques et procédures le cas échéant. En somme, le processus de mise en conformité n’est pas isolé : la veille juridique et technologique fait partie intégrante du processus. La conformité au RGPD repose sur un principe de responsabilisation et constitue donc une démarche continue, évolutive.

Enfin, l’implication des différentes parties prenantes, internes comme externes, est une condition essentielle à la réussite du processus de mise en conformité. Les responsables du traitement doivent s’assurer avec leurs sous-traitants et partenaires que tous les acteurs respectent les exigences du RGPD. Cette collaboration doit être soutenue par des accords contractuels clairs et une communication régulière permettant d’échanger sur les meilleures pratiques mises en place et sur les retours d’expérience de chacun. La prise de conscience des citoyens sur la protection de leurs données a provoqué une hausse des plaintes ces dernières années renforçant ainsi l’opportunité d’une gestion rigoureuse de la conservation des données, proportionnée à la finalité recherchée et assortie d’obligations de suppression ou d’anonymisation lorsqu’elles atteignent leur durée maximale.