Quelles sont les règles sur la conservation des documents des entreprises ?

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Quelles sont les règles sur la conservation des documents des entreprises ?

En France, le délai d’archivage des dossiers des sociétés obéit à une réglementation assez stricte. Cela concerne un bon nombre de documents, car il est essentiel de garder une trace écrite au cas où il y aurait éventuellement un conflit avec un fournisseur, un client et même avec le fisc. Les règles d’archivage des documents sont définies ou bien par la loi, ou alors par les délais de péremption avant lesquels des contrôles pourront être effectués.

Une société est tenue donc d’archiver durant une période minimale tout document envoyé ou réceptionné dans l’exercice de son activité. Ce délai pourrait changer en fonction de la nature des documents et des obligations légales. La société pourra également conserver les dossiers plus longtemps, à condition qu’ils ne renferment pas des données personnelles. Tout au long de ce délai, l’administration pourra procéder à des contrôles.

 

Les documents commerciaux

Le document commercial qui tient en général une place centrale dans l’activité des sociétés peut revêtir divers aspects. Il y a par exemple les accords avec les clients ou commerçants. Le professionnel est dans l’obligation de garder ce document pour au moins cinq ans, qu’il soit signé ou non avec un fournisseur. C’est la même contrainte pour tous les courriers entre la société et les clients ou commerçants, sauf s’il y a dérogation spéciale abrégeant la durée de l’archivage. À l’ère de l’internet, le contrat numérique obéit lui aussi à une réglementation. Un professionnel pourra avoir par conséquent la possibilité d’avoir accès au document durant dix ans (moyennant un montant égal ou supérieur à 120 euros) au cas où le cocontractant l’aurait demandé.

 

Les documents comptables

À partir de l’arrêt des activités d’une entreprise, le délai d’archivage réglementaire des documents comptables est fixé à 10 ans. Cela s’applique, entre autres aux bons de commande, aux factures envoyées ou réceptionnés ou au livre comptable. Il faudrait donc veiller à se conformer scrupuleusement aux délais d’archivage des documents comptables.

 

Les documents fiscaux

Sur le plan fiscal, la durée d’archivage obligatoire est fixée à compter de l’année d’imposition. Les dossiers qui se rapportent aux impôts sur le revenu et sur les entreprises doivent être gardés durant 3 ans, de la même manière que la TVA, la CFE et la CVAE. En ce qui concerne les impôts locaux, le délai est fixé à un an uniquement.

 

Les documents des Ressources Humaines

Les documents qui concernent la gestion du personnel doivent être conservés avec beaucoup de soin. Le délai de conservation varie selon la nature des documents. À titre d’exemple, les pièces relatives aux charges sociales et aux taxes sur les émoluments doivent être gardées durant trois ans, alors que les fiches de paie doivent l’être pendant cinq ans.Quant aux documents relatifs aux accidents de travail, ils doivent être conservés durant une période de dix ans qui correspondent à la péremption de l’action en responsabilité de la victime. Pour les contrats de travail, par exemple ou la lettre de congédiement, ils doivent être gardés en permanence pour faire face à toute éventualité devant les prud’hommes.

Les durées d’archivage des dossiers juridiques changent aussi. Il est conseillé de garder a minima 3 ans les fiches de présence et autres convocations, ainsi que les comptes rendus des commissaires aux comptes et du gérant. Vous devez aussi conserver pour 5 ans les PV d’assemblées (à compter du dernier émis) et les statuts de l’entreprise à compter de sa cessation d’activités.

Les relevés annuels de l’entreprise : bilans, résultat financier et annexes, doivent être sauvegardés sur dix exercices, autrement dit sur dix ans. Le contrat du bail commercial doit l’être pendant 10 ans. Toujours en rapport avec les biens immobiliers, les contrats d’acquisition ou de cession d’un immeuble ou d’un terrain doivent être montrés dès que le besoin s’en ressent durant 30 ans.

 

Que peut-il arriver si on ne respecte pas ces délais ?

Il va de soi que le non-respect de ces durées de conservation prévues par la loi peut entraîner des sanctions financières, fiscales et même pénales.