Comment réaliser  une réunion de travail efficace ?

Un bon manager doit savoir animer une réunion de travail, avec tous les leviers indispensables pour qu’elle soit percutante. Selon une étude de Statista.com, 92% des managers français participent à une réunion hebdomadaire et 70% à 5 réunions au moins. Autant dire que les réunions doivent être efficientes : tout le monde sait que « time is money ! », et pas que dans la finance. Comment s’y prendre donc, pour qu’une réunion de travail soit efficace ? Vous saurez tout ici, en respectant ces 9 étapes.

Définir le type de réunion

La 1ère question à se poser est quelle type de réunion est-ce ? interne ou externe ? On n’aborde effectivement pas de la même façon une réunion avec votre équipe, qu’une réunion avec des clients, des financeurs, un fournisseur, votre patron, le CSE, ou des instances publiques de contrôles.

Faire le point avec chaque intervenant au besoin, en amont, permet de cerner les intérêts de chacun.

La particularité de la réunion interne hebdomadaire ou journalière :

Beaucoup de réunions se font de manière habituelle, un passage souvent obligé pour démarrer la semaine, ou la journée. Dans ce cas soyez concis. La durée d’une réunion n’est pas gage de réussite.

En clair, ne faire une réunion que si elle booste l’équipe ou donne de réels objectifs.

L’ordre du jour

Envoyer l’ordre du jour à chaque participant a minima la veille, sauf s’il s’agit d’une réunion récurrente. Votre réunion hebdomadaire du mardi matin, par exemple, traite très souvent des mêmes sujets. L’ordre du jour donne précisément les points à aborder. N’oubliez pas les questions diverses une fois l’ordre du jour décliné. C’est un moment riche d’échanges.

L’accueil

Prévoir un accueil chaleureux et/ou une pause avec du café, du thé, un jus de fruits, ou simplement une bouteille d’eau : on travaille aussi pendant l’informel, même si le sujet est délicat. Ce moment convivial n’est en général proposé qu’en tout début de réunion ou si la réunion dépasse plus de 2h.

L’organisation de la réunion

Réserver la salle de réunion adéquate et prévoir à l’avance le matériel nécessaire (informatique, paperboard, tableau blanc, stylos…). Vérifier qu’il fonctionne. Ne pas oublier de vérifier la présence des câbles, notamment les HDMI, ou votre clef USB, surtout si la réunion a lieu à l’extérieur de l’entreprise.

Le secrétaire de la réunion

Demander ou désigner, selon la situation, un volontaire pour prise de notes. Vous pourrez ainsi vous concentrer sur votre présentation et les échanges.

Respecter le timing de l’ordre du jour.

Les participants ont du travail. Leur journée est planifiée, tout comme la vôtre. Respecter les horaires de réunion, c’est respecter les personnes présentes. Déposer par exemple votre montre devant vous pour rester le garant du temps.

Rester focaliser

Éviter les dérives sur un autre sujet. Souvent en réunion un sujet en amène un autre, tous plus intéressants les uns que les autres. Le chef d’orchestre que vous êtes doit être en capacité de recentrer le débat. Vous pouvez par exemple, si le sujet abordé est intéressant, proposer simplement d’en échanger lors d’une réunion ultérieure.

Bien conclure

Présenter votre conclusion, avec au besoin, des objectifs clairs pour les participants concernés. Vous marquez ainsi l’implication de chacun, dynamisez le groupe, rassurez le client, votre patron ou les financeurs.

Le compte rendu

Rédiger le compte-rendu grâce aux notes prises et le distribuer dans la journée qui suit la réunion. La prise de notes extérieure quand elle est possible est un réel avantage dans l’objectivité du retour de la réunion.

Réussir une réunion de travail est finalement plus facile que l’on croit. Il suffit d’être méthodique et consciencieux dans chacune des 9 étapes. Adaptez votre discours à votre auditoire en fonction des objectifs de votre réunion. Il existe des réunions plus difficiles que d’autres dans leur contenu, stratégie, personnel, finances, contrôles. Toutes ont un point commun : la défense de l’entreprise dans laquelle vous travaillez.