Suite à la décision volontaire de fermer une SAS (on parle ici de dissolution amiable ou volontaire), il vous faut respecter les formalités de dissolution et de liquidation. La dissolution anticipée volontaire n’est possible que si l’entreprise peut régler ses dettes. Dans le cas contraire, il faudra faire une liquidation judiciaire.

Une dissolution volontaire peut intervenir quand le dirigeant prend sa retraire, quand les perspectives d’évolution de l’entreprise ne sont pas réjouissante ou encore en cas de désaccords profonds entre les actionnaires.
Comme pour toute formalité juridique, pour dissoudre une SAS, il faut se conformer aux lois en vigueur. Mais avant de dissoudre, il faut fermer l’entreprise.

La fermeture d’une SAS nécessite la réalisation de deux étapes bien différentes :

• la dissolution où vous devez prendre la résolution d’arrêter les activités de l’entreprise.
• la liquidation consistant à fermer irrévocablement l’entreprise. La dissolution survient donc obligatoirement avant la liquidation.

La dissolution et la liquidation sont donc liées, on ne peut pas avoir l’une sans l’autre.

Le processus de liquidation est relativement le même pour toutes les entreprises. Mais pour la dissolution, en fonction de la forme juridique de votre société (SARL, SAS ou SCI…), certaines règles peuvent changer.

Ainsi, pour la SAS, la majorité des votes à rassembler pour adopter la dissolution est différente des autres formes sociales car choisie lors de la création des statuts au moment de la naissance de l’entreprise.

 

Les étapes pour la dissolution et la liquidation d’une SAS

Il y a un processus et un ordre à respecter pour que la dissolution et la liquidation de la SAS se fasse dans les règles.

 

Vérification des comptes

Vérifier que les comptes ne sont pas négatifs est essentiel. Dans le cas contraire, il faut procéder à une liquidation judiciaire.

 

Voter la dissolution

Il faut aussi voter la dissolution volontaire lors d’une assemblée générale extraordinaire. Lors de cette assemblé, il faudra également désigner un liquidateur. Il peut être le dirigeant de l’entreprise.

 

Inventaire et validation des comptes

Suite au travail du liquidateur, il faut faire valider les comptes de fermeture lors d’une 2ème assemblée générale. Cependant, selon la taille de l’entreprise, l’inventaire des actifs et dettes de l’entreprise peut prendre plusieurs mois, voire plusieurs années.

 

Déclaration au centre des impôts

Ensuite le gérant doit déclarer la dissolution au centre des impôts en y enregistrant le procès verbal de l’AG. Vous devrez payer des frais de l’ordre de 375 euros (capital inférieur à 225 000 euros) ou 500 euros (capital supérieur à 225 000 euros).

 

Publication d’une annonce légale

L’étape suivante est la publication d’une annonce légale de dissolution anticipée et une annonce de liquidation de SAS pour prévenir le grand public de la fermeture de l’entreprise (coût entre 120 et 200 euros pour chaque annonce légale selon la longueur) . Certains greffes permettent de faire une seule annonce de fermeture en regroupant ces 2 étapes. Pour savoir si vous pouvez le faire n’hésitez pas à nous contacter.

 

Dépôt du dossier

Enfin, la dernière étape est le dépôt du dossier auprès du centre de formalité des entreprises (coût d’environ 200 euros). Pour déposer votre dossier, vous disposez d’un maximum trois ans à partir de la date de départ de la période de liquidation. Quand le greffe aura valider votre dossier, votre entreprise sera officiellement fermée.

 

Quelques précisions sur le vote lié à la dissolution d’une SAS

La planification d’une assemblée générale extraordinaire (AGE) doit être réalisée avant d’entamer les démarches dissoudre votre SAS. Cela semble l’évidence même, toutefois la première démarche pour dissoudre votre SAS consiste à s’entendre sur la cessation de ses activités ! Pour ce faire, il y a deux règles :
Les associés de la SAS réunis en AG sont les seuls qui pourront prendre la décision de dissoudre l’entreprise. Il vont aussi désigner un liquidateur. Cela est obligatoire, même si vous inscrivez le contraire dans les statuts.

La majorité nécessaire pour valider les décisions et les modes de vote sont établies en toute liberté par les statuts. Contrairement à la dissolution et la liquidation d’une SARL, la loi n’exige pas une majorité absolue à atteindre pour la dissolution d’une SAS.

Les règles de quorum (nombre d’associés qui sont tenus d’être présent afin que la décision soit valide), de majorité et les formes de consultation (réunion présentielle, vote par correspondance, etc.) sont déterminées dans les statuts. C’est d’ailleurs l’un des avantages de la SAS. Les règles mentionnées dans les statuts doivent être respectées. Si ce n’est pas le cas, le procès-verbal de dissolution et de liquidation court le risque d’être invalide.

 

Que signifient Boni et Mali de liquidation ?

Avant d’effectuer la liquidation de votre SAS, il faut établir vos comptes de clôture. Vous saurez ainsi si le solde de votre activité est positif (boni de liquidation) ou négatif (mali de liquidation). Si le solde est positif, l’argent sera distribué aux actionnaires (après paiement des droits d’enregistrement qui s’élèvent à 2,5 %).

Si le solde est négatif, il faudra rembourser les dettes avant toute démarche (par les actionnaires selon le niveau de leurs apports) sinon vous ne pourrez pas faire de dissolution volontaire/amiable.

Pour faire les comptes de clôture, il est indispensable de faire appel à un expert-comptable. Cela peut coûter plusieurs milliers d’euros mais permet d’éviter les erreurs et d’être certain que les comptes peuvent être clôturés. La seconde AG devra alors s’organiser afin d’avaliser ces comptes de clôture de liquidation.

 

Quels sont les délais à respecter ?

Suite au vote de l’AG de dissoudre l’entreprise, vous avez un mois pour publier une annonce légale de dissolution et déposer votre dossier de liquidation au greffe.

A ce moment la, l’entreprise n’est pas encore fermé, il faut procéder à la liquidation. Vous avez 6 mois pour nommer un liquidateur lors d’une seconde AG. Une fois désigné, le liquidateur aura 3 mois pour clôturer les comptes de l’exercice comptable en cours et les comptes annuels.

S’ensuit la période de liquidation qui peut durer 3 ans. Lors de cette période, le liquidateur va réaliser les comptes définitifs de liquidation. Ces comptes doivent être approuvés par les actionnaires par un vote. Quelque soit le résultat du vote, le liquidateur dépose un dossier de liquidation au greffe, au plus tard 1 mois après le vote. Ce dossier comporte une annonce légale de liquidation et le PV de l’AG.
Si le vote est négatif, le liquidateur doit tout de même déposer le dossier. C’est le greffe qui prendra la décision de valider ou non la liquidation.

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Le cachet d’entreprise, sert à marquer l’ensemble des documents de votre identité grâce à votre cachet de société, par exemple sur une lettre. Ce tampon permet d’authentifier l’ensemble des papiers administratifs avec le cachet de votre entreprise (factures par exemple). Ainsi, vous avez peut-être déjà dû fournir un papier incluant la signature et le cachet de votre employeur.
Par ailleurs, on parle de cachet commercial par définition lorsque l’entreprise concernée pratique une activité commerciale.

Il est vivement conseillé d’en faire l’acquisition, sous la forme que vous souhaitez : il existe en effet plusieurs types de tampons d’entreprise différents et il s’agit de trouver celui qui vous conviendra le mieux.

 

Est-il obligatoire d’avoir un cachet d’entreprise ?

Le cachet d’entreprise n’est pas légalement obligatoire, néanmoins il reste un objet capital pour professionnaliser votre activité, et surtout authentifier vos documents (devis, factures et autres) afin d’éviter certains aléas en y apposant votre cachet. Il est donc vivement recommandé de s’en procurer un.

Vous avez également la possibilité d’écrire les informations situées sur le tampon à la main, mais l’avantage du tampon est d’apposer l’ensemble de ces informations et mentions légales obligatoires d’une façon rapide et efficace. Vous gagnez donc un temps précieux sur le côté administratif souvent chronophage de la gestion d’une société, qui implique un grand nombre de papiers à gérer au quotidien. Et gagner du temps, en général, permet de gagner de l’argent et vous donne la possibilité de vous concentrer sur vos services et produits plutôt que sur l’administratif.

Généralement, le tampon d’entreprise est utilisé dans les petites ou moyennes entreprises qui n’ont pas toujours les moyens d’avoir des documents personnalisés pour leur société. Le tampon peut aussi avoir une utilité dans les grandes entreprises.

 

Une façon simple de crédibiliser son image

En obtenant votre cachet de société personnalisé, vous donnerez de la crédibilité à votre entreprise dans les échanges avec vos collaborateurs, fournisseurs, clients, etc. Votre notoriété en sera grandement améliorée. Qui plus est, un tampon d’entreprise est facile à utiliser, et permet en quelque minutes d’identifier un document et de le personnaliser en y ajoutant votre signature.

Si vous exercez une activité nécessitant un grand nombre d’expéditions de colis, alors l’utilisation d’un cachet commercial est vivement conseillée, pour montrer votre professionnalisme et améliorer le lien de confiance avec vos clients.

 

Le cachet d’entreprise a-t-il une valeur juridique ?

La loi française ne mentionne nulle part le tampon d’entreprise. Celui-ci n’a pas une valeur légale. Seul une signature permet de donner une valeur juridique à un document. En effet, n’importe qui peut créer un tampon et y inscrire les nom et adresses qu’il souhaite.

Le cachet permet néanmoins, comme nous l’avons mentionner précedemment de crédibiliser l’entreprise. Il peut également vous servir à authentifier l’origine d’un document que vous auriez émis que ce soit pour un usage interne ou externe.  Il est parfois plus difficile d’imiter un tampon plutôt qu’une signature. Cela ne servira que pour vos collaborateurs, par exemple, pour vérifier l’authenticité d’un reçu, d’un avoir ou d’un bon.

 

Le tampon d’entreprise et ses différentes versions

Les tampons d’entreprises ont beaucoup évolué dans le temps et se déclinent aujourd’hui sous de nombreux modèles. Le tampon encreur est le plus commun d’entre eux, possédant plusieurs mentions comme « validé » ou « payé », il est idéal pour les besoins communs de traitement de documents et l’apposition des mentions légales obligatoires dont nous allons parler ensuite.

Vous pouvez donc commander un tampon personnalisé avec l’ensemble des informations nécessaires apposées – ces derniers sont souvent conçus pour être agréable d’utilisation et de prise en main et certains modèles sont adaptés à une utilisation intensive, avec des matériaux métalliques et plus résistants. D’autres vous permettent d’apposer l’heure et le jour de tamponnage en tournant des petites roues: c’est le tampon dateur. Ce n’est pas très pratique, mais vous n’aurez à le faire qu’une fois par jour.

 

Que mettre sur un tampon de société ? Quelles sont les mentions obligatoires devant s’y trouver ?

Dans le cadre d’un usage externe, voici les mentions qui doivent obligatoirement se trouver sur votre tampon d’entreprise :

• le nom de l’entreprise
• la raison sociale
• l’adresse du siège social
• les coordonnées (téléphone, adresse, mail, site internet, etc)
• le montant du capital social
• le RCS
• le SIRET ou SIREN
• le statut juridique (SAS par exemple)
• le capital social
• la date d’expédition de votre commande et le numéro du dossier
• le numéro de TVA intracommunautaire
• le numéro de dossier

 

Pour un tampon à usage interne, doivent apparaître :

• la forme juridique
• l’adresse du siège
• la dénomination sociale
• la TVA
• le numéro d’immatriculation

 

Les mentions légales pouvant être omise

Dans certaines situations, vous pouvez renseigner seulement le nom, le téléphone, l’adresse et le SIRET en tant que mentions légales, par exemple lorsque ce cachet sert à envoyer des courriers. Vous pouvez aussi utiliser un tampon d’entreprise si vous êtes un autoentrepreneur, avec votre siret, votre nom, adresse et numéro de téléphone. Si vous êtes en profession libérale, vous pouvez utiliser un tampon de poche et y joindre votre signature. Une solution idéale pour les itinérants.

 

Ou se procurer son tampon d’entreprise ?

Il existe de nombreuses sociétés spécialisées qui proposent la vente de tampons professionels pour société ou pour les libéraux. Notamment sur internet, vous pouvez commander votre cachet de société personnalisé, le tout en fournissant au préalable les informations nécessaires. En général, un tampon de 5 lignes suffira à vos besoins, et il est plutôt recommandé d’opter pour un tampon encreur automatique pour un confort d’utilisation optimal.

 

Combien coûte un tampon d’entreprise ?

Les prix varient selon la taille, la forme, le type de tampon et la personnalisation. Tout est personnalisable et vous pouvez même mettre une copie de votre signature sur le tampon !
Les tampons ronds ou non rectangulaire sont aussi un peu plus cher.
Un tampon en bois classique rectangulaire ou carré peut se trouver au alentour de 12 euros HT. Il faudra néanmoins des plaques de tampons encreurs standards sur lesquels il faudra encrer votre tampon avant de tamponner le document. Pas forcément très pratique et pas toujours très propre…

L’idéal est donc de se fournir en tampon encreur qui va va appliquer automatiquement de l’encre sur la surface entre chaque utilisation. Ces tampons professionels coûtent un peu plus cher (à partir de 20 euros HT) mais sont bien plus agréables à l’utilisation. Il nécessitent néanmoins l’utilisation de recharges d’encre appelées cassettes de réancrage. Ces cassettes sont disponibles pour quelques euros et sont faciles à changer.

Au niveau de la couleur d’encre, différentes couleurs sont souvent proposées. Mais mieux vaut opter pour une encre noire ou une couleur foncée. Les couleurs claires ne sont pas toujours très bien visibles sur les documents.

Concernant les délais de fabrication, ils sont généralement très court, vous pouvez commander votre tampon personnalisé et vous le faire fabriquer et livrer en moins d’une semaine dans la plupart des boutiques.

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La procédure pour augmenter le capital social d’une société n’est pas complexe en soi. C’est une opération juridique et financière qui nécessite quelques étapes indispensables. Vous devez choisir, entre autres, la forme d’augmentation, préparer l’organisation d’une réunion des associés (l’Assemblée Générale Extraordinaire ou AGE), ou encore ouvrir un compte bancaire bloqué.

L’augmentation de capital réservée aux salariés est un dispositif qui est préconisée par le gouvernement même si ce n’est pas réellement une obligation. Lors d’une augmentation du capital en numéraire, la question va se poser : doit-on en réserver une partie pour les salariés ?

Au cas où votre entreprise serait une société par actions ou en commandite, les actionnaires vont devoir statuer sur l’augmentation de capital destinée aux salariés via une résolution de l’AGE.
Mais que signifie tout cela ? Toutes ces opérations sont-elles indispensables ? Quand faut-il les mettre à exécution ? On vous explique tout.

 

Que signifie une augmentation de capital destinée aux salariés ?

Si une société par actions (SA, SAS, SASU) ou en commandite par action (SCA) prend la décision d’augmenter son capital social, le Code de commerce (article L225-129-6) astreint l’Assemblée Générale Extraordinaire à trancher sur la possibilité de destiner cette augmentation aux salariés de l’entreprise.

Concrètement, l’entreprise n’est pas dans l’obligation de réserver l’augmentation aux salariés mais elle est forcée de prévoir cette possibilité dans une décision de l’AGE. La question doit donc être posée aux actionnaires. La société peut ensuite prendre la décision de dédier aux salariés une partie ou l’intégralité de l’augmentation de capital.
La décision de permettre ou non aux salariés de devenir actionnaire (ou d’augmenter leur parts) doit être inscrite dans le compte rendu de l’Assemblée Générale Extraordinaire. Cette contrainte n’existe pas pour les autres formes de sociétés.

 

De nouvelles conditions depuis loi Soilihi de 2019

Si vous aviez procédé à l’augmentation du capital de votre entreprise avant 2019 et que vous souhaitez de nouveau le faire, les règles n’ont pas réellement changées. Par contre, la loi devient fort heureusement moins contraignante.

 

Le fonctionnement avant 2019 ?

Quand les salariés d’une société par actions possédaient moins de 3 % du capital social, l’entreprise se devait de convoquer une assemblée générale tous les trois ans afin de prendre la décision de procéder ou non à une augmentation de capital dédiée aux salariés.
Ces sociétés par actions étaient aussi obligées de statuer sur l’éventualité de destiner ou non l’augmentation à leurs salariés toutes les fois que l’AGE prenait la décision d’augmenter le capital social.

 

Quelles sont les obligations actuelles ?

La loi appelée Soilihi  (Loi de simplification, de clarification et d’actualisation du droit des sociétés) a éliminé l’obligation triennale qui imposait aux sociétés par actions de statuer sur une éventuelle augmentation de capital dédiée aux salariés.
Dorénavant, cette contrainte ne se pose plus de manière régulière mais reste imposée dès que l’AGE prend la décision d’augmenter le capital.
Cette règle a été retirée car elle était absurde et inutile. En cas d’oubli de résolution sur l’actionnariat des salariés, l’augmentation de capital n’était pas valide. Un salarié pouvait par exemple demander l’annulation de l’augmentation de capital. C’était donc simplement une contrainte qui ne favorisait pas la volonté des entreprises à faire appel aux salariés pour l’augmentation. Pour la majorité des sociétés, les actionnaires rejetaient de manière systématique l’augmentation de capital dédiée aux salariés.

 

Seule l’augmentation en numéraire est concernée

A noter que seule l’augmentation du capital en numéraire est concernée. Les apports en nature, par absorption des réserves, en technologie et les autres formes d’apports ne font pas l’objet d’obligations légales vis à vis de l’actionnariat salarié. Il n’est donc pas nécessaire de faire appel à un commissaire aux apports.

 

Pour une entreprise sans salarié, y-a-t-il une obligation  ?

La loi prévoit une exception pour les entreprises qui n’ont pas de salariés . Dans ce cas, il n’y a pas besoin de faire une résolution sur la participation au capital des salariés lors de l’AGE.
C’est donc la présence de salariés au sein de la société qui détermine l’obligation ou non de faire cette démarche.

Quels salariés peuvent devenir actionnaire ?

L’actionnariat salarié se traduit généralement par une souscription directe ou indirecte via l’épargne salariale. L’épargne salariale peut se faire par un Plan Épargne Entreprise (PEE) ou via un Fonds Commun de Placement d’Entreprise (FCPE).

Tous les salariés de l’entreprise, quelque soit leurs contrats (CDI, CDD, apprentissage), peuvent devenir actionnaire. L’entreprise peut ajouter une condition sur l’ancienneté mais elle ne peut pas dépasser 3 mois.
Les chefs d’entreprise ainsi que les mandataires sociaux peuvent aussi bénéficier de l’actionnariat salarié si la société emploie moins de 250 salariés.
Les conjoints collaborateurs ou associés et les anciens salariés partis à la retraite peuvent aussi bénéficier de ce type d’actionnariat (si ils ont conservés leur PEE).

 

Les avantages de faire entrer les salariés au capital de l’entreprise

 

Les avantages pour la société

Cela permet l’établissement d’un actionnariat stable nécessaire pour éviter les OPA hostiles et pour maintenir un cours stable. Les salariés actionnaires gardent généralement leurs actions lorsqu’ils sont dans l’entreprise.
C’est également un outil interne pour fidéliser les salariés et pour les motiver à faire performer l’entreprise. Les salariés sont plus impliqués et les intérêt des patrons, des actionnaires et des salariés deviennent un peu plus convergents. Le climat social devient meilleur et la cohésion d’équipe s’en trouve renforcé.
Il est également moins coûteux et moins contraignant de prévoir des stock option que d’augmenter un salarié.

 

Les avantages pour le salarié

Le salarié bénéficie de meilleurs conditions fiscales avec un investissement exonéré d’impôt (plus-values et dividendes !). De plus, les entreprises proposent généralement des prix et droits préférentiels de souscription ou des actions gratuites pour les salariés.

 

Les formalités obligatoires pour une augmentation en numéraire du capital social de l’entreprise

La décision doit être prise lors de l’assemblée générale et doit être écrite dans le PV. Suite à cette décision, les statuts juridiques doivent être modifiés pour prendre en compte cette augmentation.  Il faut ensuite ouvrir un compte spécifique et déposer les fonds à la banque sous 8 jours. Il est également possible d’utiliser la caisse des dépôt ou un notaire pour le dépôt de vos fonds.

Et comme pour tout changement de statuts, il faudra publier une annonce légale. Plus précisément une annonce légale de changement de capital social. Comme expliqué dans notre article sur le prix des annonces légales, son coût est variable en fonction du siège social et de la longueur du texte à insérer dans l’annonce. Elle devrait coûter au alentour de 100 euros HT.

• Elle va contenir :
  les informations pour identifier l’entreprise : SIREN, forme juridique, adresse du siège social, le RCS de l’entreprise
• le montant de l’ancien capital et celui du nouveau;
• le nom de l’organe ayant décidé de la modification du capital
• le numéro de l’article qui est modifié dans les statuts

Il faudra ensuite déposer un dossier au greffe (formulaire M2, attestation de dépôt de fonds, les nouveaux statuts, l’attestation de parution de l’annonce légale) et s’acquitter des frais d’usage pour cette formalité.

Si vous êtes un peu perdu, ou que les démarches vous paraissent compliquées et sinueuses, vous pourrez faire votre augmentation de capital en ligne. Pour la publication de votre annonce légale, n’hésitez pas à nous contacter.

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Bien accueillir un nouveau salarié dans l’enceinte de son entreprise est souvent quelque chose qui n’est pas préparé à l’avance.

Pourtant, il est essentiel que le nouveau venu se sente chez lui et comprenne rapidement les règles et les valeurs de l’entreprise. C’est pour ça qu’il est important pour l’équipe des ressources humaines de créer un livret d’accueil qui puisse aider le salarié à bien comprendre le fonctionnement de l’entreprise.
C’est un document encore plus indispensable pour les salariés qui vont travailler à distance.

Il va permettre de gagner du temps en expliquant le fonctionnement détaillé de la structure et en répondant à la majorité des questions des nouveaux employés. Il doit rendre les nouveaux employés rapidement opérationnels. Enfin, il permet de faire passer les valeurs et l’image de l’entreprise.

Le livret d’accueil doit être transmis au salarié dès son premier jour de travail. Il est généralement identique pour tous les salariés, quel que soit leur poste. Néanmoins, pour un CDD ou un intérimaire, le livret d’accueil est parfois adapté avec des informations en plus ou en moins.

Le livret d’accueil ne doit pas être confondu avec le règlement intérieur. Le règlement intérieur va fixer des règles au niveau de la discipline, de la sécurité et de l’hygiène. Le règlement intérieur est obligatoire pour les entreprises de plus de 50 salariés. Il n’existe aucune réglementation et obligation pour le livret d’accueil.

 

 

Le contenu du livret d’accueil

Les livret d’accueil doivent être faciles à lire et à comprendre. C’est aussi l’un des premiers documents officiels que le salarié aura à sa disposition. Il est donc important de bien le soigner car il transmet l’image de l’entreprise.
Le livret est généralement un objet physique, c’est-à-dire imprimé sur du papier. Mais, de plus en plus, les entreprises utilisent un livret d’accueil digital.

Un livret d’accueil est généralement divisé en cinq parties:
–  un message d’accueil avec parfois un mot des dirigeants
–  une présentation de l’entreprise, de son activité et de sa culture
–  une partie sur le fonctionnement de l’entreprise et ses règles
–  une partie sur les droits et les bénéfices des salariés
– des informations pratiques liées au cadre de travail

L’entreprise va changer et va évoluer au cours du temps, il faut donc mettre régulièrement le livret d’accueil à jour pour qu’il reste pertinent.

Le mot d’accueil de l’entreprise

Cette partie va permettre de souhaiter la bienvenue aux nouveaux salariés. Il peut être écrit de manière non nominative, de la part de toute l’entreprise. Il est aussi souvent écrit directement par le PDG de l’entreprise ou un haut responsable.

La présentation de l’entreprise

La présentation de l’entreprise permet de parler de son histoire, de ses fondateurs mais aussi de ses activités.

Des informations sur l’organisation de la structure sont données avec parfois un organigramme ou même un trombinoscope.
Enfin, il y a toujours un texte sur la culture de l’entreprise, sa vision et ses valeurs.

Le fonctionnement et les règles dans la société

Cette partie permet d’expliquer le fonctionnement de l’entreprise et ce qui est attendu du salarié. Sont précisées entre autres: les horaires  de travail, les règles pour les demandes de congés, les moyens de communication à l’intérieur de l’entreprise…

Les règles de sécurité et de santé ainsi que les explications sur le travail à distance ou le home office peuvent aussi être précisées.

Les droits et les bénéfices des salariés de l’entreprise

Cette partie peut préciser les mêmes règles d’hygiène et de sécurité qui sont présentes dans le règlement intérieur. On y trouve également des informations sur les primes et les heures supplémentaires ainsi que les frais professionnels.

Une partie sur la promotion dans l’entreprise, la mobilité interne et la formation continue aura également sa place ici.
La mutuelle de l’entreprise et les organismes choisis vont être précisés dans cette partie avec éventuellement le détails des prestations fournies.
En complément, il est possible de parler des comptes épargne temps, de la participation et de l’intéressement si ces avantages salariales existent.

Les informations pratiques

La dernière partie du livre d’accueil détaille des informations lié au cadre de travail. À qui faut-il s’adresser pour obtenir des fournitures de bureau ? L’entreprise possède-t-elle une cafétéria ? L’entreprise est-elle bien desservie par les transports en commun ? Comment les transports sont-ils remboursés ? Comment contacter les représentants du personnel ?
Certains livrets d’accueil propose aussi un plan d’accès et un plan de l’entreprise et de ses environs (avec par exemple les restaurants et les activités).
Il faut noter que dans de nombreux livrets d’accueil, les informations pratiques et les informations sur les bénéfices des salariés sont regroupées ensembles.

 

 

La présentation et la mise en forme du livret d’accueil

Comme il sera lu par tous chaque salarié de l’entreprise, qu’il soit décisionnaire ou simple exécutant, le livret doit être général et facile à lire. Il doit être attractif et ne doit pas comporter d’informations inutiles. Il est préférable d’utiliser des images et des schémas le plus souvent possible.
Il doit respecter le code couleur et les valeurs de l’entreprise.

Concernant le format du livre d’accueil, il est souvent présenté sous format A5 ou A4. Il peut être donné sous format papier ou sous format numérique en pdf.

 

 

Pourquoi utiliser un livret papier plutôt qu’un livret d’accueil digital ?

Le livret d’accueil est l’un des premiers contacts que le salarié va avoir avec la structure. Il est donc important de lui fournir le plus tôt possible. Avec un livret d’accueil en format papier, il est possible d’en avoir plusieurs copies d’avance et de lui donner des son arrivée. Cela peut permettre de de s’occuper, le temps que son poste de travail ou sa boîte e-mail soient opérationnels.

Le livret d’accueil digital, si il est écologique, ne pourra pas toujours être lu rapidement par les nouveaux employés, notamment si ceux-ci n’ont pas accès à un ordinateur à leur arrivée.

 

 

Le kit de bienvenue, un plus non négligeable

Certaines entreprises, le plus souvent des entreprises de grande taille, accompagnent le livret d’accueil d’un kit de bienvenue.
Le kit de bienvenue va permettre de donner aux salariés des objets indispensables pour le travail mais c’est aussi un moyen de marketer votre entreprise auprès des nouveaux arrivants et de renforcer la cohésion d’équipe. Le salarié va tout de suite se sentir chez lui dans sa nouvelle maison.

Le kit de bienvenue va comporter des objets aux couleurs de l’entreprise comme par exemple des vêtements, des stylos, un carnet de notes, une clé usb, un mug ou encore un tapis de souris.
Il est possible d’y mettre un badge pour entrer dans les locaux ou pour le parking de l’entreprise. Le manager peut également y ajouter un petit mot d’accueil personnalisé écrit à la main.
Bien sûr, si vous donnez un kit de bienvenue, vous pouvez y insérer le livret d’accueil.

Les start-up et les entreprises américaines de la Silicon Valley sont les plus créatives dans l’élaboration des kits de bienvenue pour fidéliser les meilleurs talents, dès leur arrivé.

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